Häufig gestellte Fragen zum Förderprozess bei der DSEE
Antragstellung
Wie kann der Antrag gestellt werden?
Bitte nutze für die Antragstellung ausschließlich das Förderportal der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt (DSEE). Wenn du deinen Antrag per E-Mail oder per Post schickst, können wir ihn leider nicht berücksichtigen.
Wie stelle ich einen Antrag im digitalen Förderportal der DSEE?
Um das Förderportal zu nutzen, musst du dich im ersten Schritt im Förderportal registrieren. Im Anschluss daran kannst du den Antrag im Förderportal stellen. Alle Schritte werden dir über Hilfstexte im Antragssystem erläutert.
Hilfe zur Antragsstellung findest du hier.
Wenn du deinen Antrag im Förderportal über den gelben Button „Antrag einreichen“ digital eingereicht hast, musst du den Antrag zusätzlich rechtsverbindlich unterzeichnet im Förderportal hochladen. Dazu hast du zwei Möglichkeiten:
- Lade das Dokument unter der Rubrik „Zusammenfassung“ → „Dokumente“ herunter, drucke es aus und lass es rechtsverbindlich von den Vertretungsberechtigten deiner Organisation unterzeichnen. Scanne das Dokument dann ein und lade es über den gelben Button „unterzeichneten Antrag hochladen“ im Förderportal hoch. Bitte füge dem Antragsdokument keine Änderungen per Hand hinzu.
- Lade das Dokument unter der Rubrik „Zusammenfassung“ → „Dokumente“ herunter und lass es in einem pdf-Leseprogramm von den vertretungsberechtigten Personen rechtsverbindlich unterzeichnen. Lade die unterzeichnete Version des Antrags über den gelben Button „unterzeichneten Antrag hochladen“ im Förderportal hoch. Bitte füge dem Antragsdokument keine weiteren Änderungen zu.
Die vollständigen Namen der Unterzeichnenden sowie Ort und Datum der Unterzeichnung müssen angegeben sein.
Dein Antrag gilt erst dann als eingereicht, wenn du das automatisch vom System erstellte Antragsdokument mit den Unterschriften der Vertretungsberechtigten im Förderportal hochgeladen hast.
Alle Unterlagen, die zusätzlich für den Antrag benötigt werden, kannst du ebenfalls im Antragssystem hinterlegen. Es ist grundsätzlich nicht möglich, Unterlagen zur Antragsstellung nachzureichen, nachdem du den Antrag digital eingereicht hast. Wenn es in deiner Organisation während der Antragsprüfung zu Veränderungen kommt, die sich auf dein Projekt auswirken, wende dich bitte mit einer Nachricht im Förderportal an deine Ansprechperson.
Wenn du deinen Antrag erfolgreich im Förderportal eingereicht hast, erhältst du eine Eingangsbestätigung im Förderportal und per E-Mail. Dein Antrag hat eine automatisch generierte Antragsnummer.
Was bedeutet rechtsverbindlich unterschrieben?
Die rechtsverbindliche Unterschrift muss von der bzw. den Person/en stammen, die du beim Anlegen deiner Organisation als Vertretungsberechtigte im Förderportal benannt hast. Die Angaben zu den Vertretungsberechtigten müssen mit den Angaben im Vereinsregister- bzw. Handelsregister übereinstimmen. Der vollständige Name der unterzeichnenden Person sowie Ort und Datum der Unterzeichnung müssen angegeben sein.
Bis wann können Anträge eingereicht werden?
Die Fristen für die Antragseinreichung findest Du auf den jeweiligen Programmseiten:
Was muss ein Ausgaben- und Finanzierungsplan enthalten?
Der Ausgaben- und Finanzierungsplan ist ein wichtiger Bestandteil der Projektkalkulation und wird im Falle einer Förderzusage verbindlich im Zuwendungsbescheid festgelegt. Du solltest alle Ausgaben, die bei der Durchführung deines Vorhabens entstehen, sorgfältig in diesem Plan eintragen. Dazu gehören je nach Programm bspw. Honorar- und Sachausgaben.
Dein Ausgaben- und Finanzierungsplan enthält auch die Höhe der beantragten Fördermittel.
Kann eine Verwaltungsausgabenpauschale beantragt werden?
In folgenden Förderprogrammen kann keine Verwaltungsausgabenpauschale beantragt werden:
- Mikroförderprogramm
- transform_D
- Jung & engagiert
- 100xDigital
Das bedeutet, dass du alle Ausgaben im Projekt mit Einzelbelegen abrechnen musst. Wenn du Mittel für typische Verwaltungsausgaben wie Porto, Büromaterial usw. für das Projekt beantragen möchtest, müssen diese eindeutig dem Projekt zuzuordnen sein. Laufende Ausgaben, die auch ohne das Projekt in eurer Organisation anfallen, sind nicht zuwendungsfähig.
Was ist ein Bewilligungszeitraum/Förderzeitraum?
Alle Projekte, die von der DSEE gefördert werden, erhalten einen Zuwendungsbescheid, der den Projektbeginn und das Projektende festschreibt. Du darfst mit deinem Projekt erst dann beginnen, wenn der Zuwendungsbescheid dich über das Förderportal erreicht hat. Du kannst in der Regel nach acht Wochen nach Einreichen deines Antrags mit einem Bescheid, d. h. mit einer Zusage oder einer Absage rechnen.
Du solltest dein Projekt so planen, dass du auch Vor- und Nachbereitungszeiten ausreichend berücksichtigst. Der Zeitraum, in dem das Projekt stattfindet, wird Förderzeitraum oder auch Bewilligungszeitraum genannt. Innerhalb dieses Zeitraums musst du alle Arbeiten fertigstellen. Du darfst Ausgaben für dein Vorhaben nur innerhalb dieses Zeitraums tätigen. Bei Veranstaltungen und Aktionen umfasst das auch Ausgaben und Arbeiten zur Vorbereitung und Nachbereitung.
In den meisten Förderprogrammen der DSEE endet der Bewilligungszeitraum zum 31. Dezember des Jahres, in dem das Projekt durchgeführt wird.
Wie lange wird der Antrag bearbeitet?
Die DSEE prüft deinen Antrag formal, etwa in Bezug auf die Antragsberechtigung deiner Organisation, auf Vollständigkeit und auf Plausibilität deines Ausgaben- und Finanzierungsplans. Außerdem führen wir eine inhaltliche Prüfung durch, in der beurteilt wird, ob dein Antrag zu den festgelegten Förderkriterien passt. Wenn dein Antrag genehmigt wird, kannst du zum Beginn des im Zuwendungsbescheids festgelegten Bewilligungszeitraums mit der Umsetzung deines Projekts starten. Bitte beachte, dass dein Projekt bis zum Ende des Bewilligungszeitraums, den du im Zuwendungsbescheid findest, abgeschlossen sein muss.
Welche Kriterien hat die DSEE, um über eine Förderung zu entscheiden?
Die DSEE prüft alle eingereichten Anträge formal und inhaltlich.
Wir wenden folgende inhaltliche Kriterien bei der Auswahl an:
- nachvollziehbare Projektlogik;
- Angemessenheit des Mitteleinsatzes;
- realistische Umsetzungsplanung;
- Qualität der Projekte im Hinblick auf Ziele und Wirkung;
- Stärkung von überwiegend ehrenamtlich getragenen Initiativen;
- Ermöglichung von Engagement für alle Menschen, insbesondere auch für diejenigen, die teils einen erschwerten Zugang zum Engagement haben (z. B. junge Menschen, Menschen mit Behinderung, Menschen mit Zuwanderungsgeschichte, Seniorinnen und Senioren, bildungsbenachteiligte Menschen);
- Engagement ist dazu geeignet und darauf angelegt, den gesellschaftlichen Zusammenhalt zu fördern und damit zur Stärkung einer inklusiven, demokratischen Gesellschaft beizutragen.
Außerdem achten wir darauf, dass die Fördermittel regional und nach Bereichen des bürgerschaftlichen Engagements und Ehrenamts sowie strukturschwachen und ländlichen Räumen ausgewogen verteilt werden.
Bei den genannten Bewertungskriterien handelt es sich um einen Orientierungsrahmen für die Beurteilung der eingereichten Förderanträge. Ein Anspruch auf Gewährung der Zuwendung besteht nicht. Aus einer gewährten Zuwendung kann nicht auf eine Fortsetzung der Förderung zu gleichen oder abweichenden Konditionen geschlossen werden.
Bewilligung
Welche Verpflichtungen gehe ich ein, wenn mein Antrag bewilligt wird?
Wenn dein Antrag bewilligt wird, wirst du zur „Zuwendungsempfängerin“ beziehungsweise zum „Zuwendungsempfänger“. Damit verpflichtest du dich, die in der Förderrichtlinie bzw. Förderbekanntmachung genannten Bedingungen einzuhalten. Du musst darauf achten, die Fördermittel wirtschaftlich und sparsam zu verwenden.
Außerdem musst du die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) beachten. Was das genau ist und wie du gut damit arbeitest, erfährst du hier auf praxisnahe und spielerische Weise:
Du musst als Zuwendungsempfängerin oder Zuwendungsempfänger darauf achten, dass du zu deinem Förderprojekt mit uns ausschließlich über das Förderportal kommunizierst. Das Förderportal ist auch das Instrument, in dem du Mittelabrufe durchführst und Verwendungsnachweise erstellst. Du möchtest über Veränderungen im Ausgaben- und Finanzierungsplan mit uns kommunizieren? Auch dazu nutzt du das Förderportal. Wie du uns im Förderportal kontaktieren kannst, kannst du dir in unseren Anleitungen anschauen: Videoanleitungen.
Du wirkst als Zuwendungsempfängerin oder Zuwendungsempfänger aktiv an Maßnahmen zur Qualitätssicherung mit und bringst dich aktiv in die Evaluation ein.
Du erklärst als Zuwendungsempfängerin oder Zuwendungsempfänger, dass die DSEE Veröffentlichungen über dein Vorhaben in geeigneten Medien herausgeben kann. Außerdem darf die DSEE den Namen deiner Organisation sowie Höhe, Zweck und weitere Rahmenbedingungen deiner Förderung bekanntgeben.
Du willigst als Zuwendungsempfängerin oder Zuwendungsempfänger ein, dass ausgewählte Angaben aus deinem Fördervertrag an Dritte weitergegeben werden können und auch veröffentlicht werden dürfen.
Du stimmst der Weitergabe folgender Daten zu:
- Name und Sitz deiner Organisation
- Ort der Durchführung deines Projekts
- Bezeichnung deines Projekts
- Gegenstand der Förderung (also: Was wurde gefördert?)
- wesentlicher Inhalt deines Projekts
- Förderbetrag
- Förderdauer
Mittelverwendung
Was ist bei Änderungen im Ausgaben- und Finanzierungsplan zu beachten?
Während der Durchführung eines Projekts kann es zu Änderungen in den Einzelpositionen deines Ausgaben- und Finanzierungsplans kommen. Diese Änderungen sind nichts Ungewöhnliches. Wichtig ist, dass alle Ausgaben für das Erreichen der Projektziele getätigt werden, also der Förderzweck weiterverfolgt wird. Ist das der Fall, hast du grundsätzlich die Möglichkeit, innerhalb eines sogenannten Einzelansatzes (etwa den Sach- oder Honorarausgaben) Änderungen vorzunehmen.
Ausgenommen davon sind Anschaffungen und Ausgaben, die nicht dem Zweck der Förderrichtlinie des jeweiligen Programms und nicht den im Antrag beschriebenen Zielen dienen oder von der Förderung grundsätzlich ausgeschlossen sind, wie u. a. Bußgelder, Geldstrafen, Rücklagen, kalkulatorische Kosten (z. B. die fiktive Miete für einen Raum im Vereinsgebäude, der euch gehört), Steuern auf Gewinn und Ertrag, Alkohol, Zigaretten, Kosten für Abschreibung/Absetzung für Abnutzung.
Du kannst veranschlagte Einzelansätze ohne Genehmigung bis zu einem Umfang von 20 Prozent der Summe des Einzelansatzes überschreiten. Unter Einzelansatz verstehen wir die Oberkategorien, also beispielsweise Honorar- oder Sachausgaben, nicht die Einzelpositionen für einzelne Ausgaben unterhalb dieser Kategorien. Wenn du in einem Einzelansatz zusätzliche Mittel ausgibst, musst du sie an anderer Stelle (oder anderen Stellen) einsparen – dieses Vorgehen wird auch als „kostenneutral“ bezeichnet. Eine nachträgliche Erhöhung der Fördermittel aufgrund gestiegener Ausgaben (also eine Aufstockung) ist nicht möglich. Bitte teile uns die geplante Änderung über die Nachrichtenfunktion im Förderportal mit.
Übersteigt die geplante Veränderung 20 Prozent der Summe des Einzelansatzes, so musst du einen Änderungsantrag bei der DSEE stellen. Hierzu benötigen wir eine Gegenüberstellung des alten und des neuen Ausgaben- und Finanzierungsplans von dir und eine kurze Begründung, warum die Änderung notwendig ist. Diesen Änderungsantrag kannst du formlos stellen: Bitte lade das Dokument im Förderportal unter deinem Antrag in der Rubrik „Projektunterlagen“ rechtsverbindlich unterzeichnet hoch und informiere deine zuständige Ansprechperson über die Nachrichtenfunktion im Förderportal. Erst wenn du von der DSEE die Bewilligung einer solchen Änderung erhalten hast (einen Änderungsbescheid), darfst du mit der Umsetzung beginnen.
Bitte beachte, dass im Mikroförderprogramm Änderungen über 20 Prozent eines Einzelansatzes nicht zulässig sind.
Was muss beim Kauf von Sachgegenständen bzw. der Vergabe von Honoraraufträgen beachtet werden?
Bei den bewilligten Fördergeldern handelt es sich um Steuergelder, mit denen wirtschaftlich und sparsam umgegangen werden muss. Daher musst du grundsätzlich vor jedem Kauf und jeder Beauftragung die Preise oder das Honorar vergleichen.
Du bist verpflichtet, bei der Auswahl der Angebote das wirtschaftlichste Angebot zu nehmen. Das wirtschaftlichste Angebot in einem Vergabeverfahren ist das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Neben dem Preis können hier auch andere Auswahlkriterien berücksichtigt werden (darunter beispielsweise Sozial- und Nachhaltigkeitsaspekte, Qualität, Lieferzeit). Diese Kriterien musst du im Vorfeld definieren, damit du sie bei der Auswahl berücksichtigen kannst.
Bitte beachte auch die Merkblätter zur Vergabe, die wir im Förderportal unter deinem Antrag unter der Rubrik „Basisdaten“ und unter deinem Vertrag unter der Rubrik „Weitere Vertragsdaten“ hinterlegt haben.
In welchem Zeitraum können die Mittel ausgegeben werden?
Alle Ausgaben müssen innerhalb des Bewilligungszeitraums entstanden sein. Dein Bewilligungszeitraum ist in deinem Zuwendungsbescheid verbindlich festgelegt. Ausgaben, die dir vor oder nach dem im Bescheid genannten Zeitraum entstehen (insbesondere durch das Schließen von Verträgen), sind nicht förderfähig. Du darfst erst nach dem bewilligten Projektstart mit dem Projekt beginnen, das heißt erst zu diesem Zeitpunkt dürfen Verbindlichkeiten und Verträge eingegangen werden. Wenn du Mittel über das Förderportal abrufst, musst du diese innerhalb von sechs Wochen nach Zahlungseingang ausgeben.
Mittelabruf
Wann können die Mittel abgerufen werden?
Die Mittel für dein Projekt musst du während des Projektes im Förderportal abrufen. Du kannst sie im Förderportal anfordern, sobald dein Zuwendungsbescheid rechtskräftig ist. Das ist einen Monat nach Zustellung des Zuwendungsbescheids der Fall. Diese 31-tägige Frist kannst du verkürzen, indem du einen Rechtsbehelfsverzicht einlegst. Mit dem Rechtsbehelfsverzicht teilst du uns mit, dass du keinen Widerspruch gegen den Zuwendungsbescheid einlegen möchtest. Das entsprechende Dokument wird automatisch im Förderportal generiert. Wenn du den Rechtsbehelfsverzicht einlegen möchtest, drucke das Dokument aus und lass es rechtsverbindlich unterzeichnen. Im Anschluss kannst du das unterzeichnete Dokument einscannen und über den gelben Button „unterzeichneten RBV hochladen“ im Förderportal hochladen.
Bis wann muss ich meine bewilligten Projektmittel abgerufen haben?
Im Verlauf des Projektes kannst du mehrmals Teilsummen der bewilligten Fördermittel abrufen. Dabei hast du die Verpflichtung zum zeitnahen Mitteleinsatz. Das heißt, die abgerufenen Mittel musst du innerhalb von sechs Wochen nach Zahlungseingang ausgeben. (s. In welchem Zeitraum können die Mittel ausgegeben werden?)
Letztmalig ist ein Mittelabruf im digitalen Förderportal am 15. November des jeweiligen Kalenderjahres möglich, für das du die Mittel bewilligt bekommen hast. Fördermittel, die bis zu diesem Datum nicht abgerufen wurden, verfallen. Es ist nicht möglich, Fördermittel von einem Kalenderjahr in das nächste Kalenderjahr zu übertragen.
Ich habe Probleme beim Mittelabruf. Wer hilft mir?
Die DSEE bietet programmbegleitende Webinare zum Thema „Mittelabruf, Mittelverwendung und Verwendungsnachweis“ an.
Ein Videotutorial zum schrittweisen Vorgehen beim Mittelabruf findest du hier: Videoanleitungen.
Informationen zum Mittelabruf findest du zum Beispiel im Hilfecenter.
Über die Nachrichtenfunktion des Förderportals kannst du selbstverständlich auch konkrete Fragen zum Mittelabruf stellen.
Während des Förderzeitraums
Wir möchten öffentlichkeitswirksam auf die Förderung durch die DSEE aufmerksam machen? Wie können wir das tun? Ab wann können wir das tun?
In der Förderrichtlinie hast du sicher schon gelesen, dass du bei Veranstaltungen, Veröffentlichungen und Ähnlichem in geeigneter Form auf die Förderung deines Projekts durch uns hinweisen musst. Dazu stehen dir im Förderportal unser Logo mit dem Zusatz „gefördert durch“ und das Dokument „Styleguide“ unter dem Antrag unter der Rubrik „Basisdaten“ und im Vertrag unter der Rubrik „Weitere Vertragsdaten“ zur Verfügung. Im Dokument steht ganz konkret, wie du das Logo nutzen musst. Die Nutzung ist erst erlaubt, wenn dein Projekt bewilligt wurde. Eine gesonderte Freigabe der mit dem Logo der DSEE versehenen Produkte erfolgt nicht.
Ausgewählte Förderungen präsentiert die DSEE auf ihren Kanälen unter dem Hashtag #WoWirFördern. Mit tollen Fotos, die einen Eindruck deines Projekts vermitteln, trägst du dort dazu bei, dem Ehrenamt und Engagement in Deutschland ein Gesicht zu geben. Erwähne die DSEE bei Veröffentlichungen aller Art auf geeignete Art und Weise, z. B. über die Verlinkung auf die Kanäle der DSEE in den Sozialen Netzwerken (auf X, Facebook, Instagram) oder bei Interviews.
Ich möchte die DSEE während der Förderung über mein erfolgreiches Projekt auf dem Laufenden halten. Wo kann ich das tun?
Wir freuen uns, dass dein Projekt erfolgreich läuft. Veröffentlichungen in Hörfunk-, TV-, Print- oder Onlinemedien musst du mit einem geeigneten Hinweis auf die Förderung durch die DSEE verbinden. Eine Übermittlung einzelner Hinweise auf Veröffentlichungen (Zeitungsausschnitte, Videomitschnitte o. ä.) während des Projektverlaufs ist nicht notwendig. Hinweise auf ausgewählte Veröffentlichungen kannst du gern dem Sachbericht im Verwendungsnachweis beifügen. Eine Übermittlung eines Pressespiegels o. ä. ist nicht erforderlich.
Unser Projekt kann nicht wie geplant umgesetzt werden. An wen wende ich mich?
Bei allen Fragen, besonders aber bei spontanen Änderungen in deinem bewilligten Projekt, steht dir eine Ansprechperson im digitalen Förderportal zur Verfügung. Schreib uns bitte eine Nachricht im Portal. Nachrichten per E-Mail oder Brief können nicht weiterbearbeitet werden.
Ich habe während der Projektdurchführung eine Frage. An wen wende ich mich?
Bei allen Fragen zum Zuwendungsbescheid und zum durchzuführenden Projekt schreibst du bitte eine Nachricht an deine Ansprechperson im Förderportal. Nachrichten per E-Mail oder Brief können nicht weiterbearbeitet werden. Telefonisch unterstützen wir in unserer Hotline gern mit allgemeinen Informationen. Zu deinem konkreten Förderantrag wende dich bitte über das Förderportal an uns.
Verwendungsnachweis
Allgemeine Fragen zum Verwendungsnachweis
Was ist ein Verwendungsnachweis?
Der Verwendungsnachweis ist deine und unsere Erfolgskontrolle für dein Projekt. Mit ihm weist du nach, ob du die Fördermittel ordnungsgemäß verwendet hast. Zu deinem Verwendungsnachweis gehören der Sachbericht und der zahlenmäßige Nachweis, der eine Auflistung der Ausgaben (Belegliste) enthält. Beide Elemente musst du im Förderportal erstellen.
Was gehört in den Sachbericht?
Neben den Daten deiner Organisation, der Bezeichnung des Projektes und des Durchführungszeitraums beinhaltet der Sachbericht Angaben zu den geplanten Zielen, zu den tatsächlich erreichten Zielen und den durchgeführten Maßnahmen im Projekt.
Du hast im Sachbericht die Möglichkeit, Abweichungen vom ursprünglichen Projektplan darzustellen. Des Weiteren stellen wir dir einige Fragen zum Förderprogramm, die uns helfen, das Programm auszuwerten und zu verbessern.
Aus welchen Bestandteilen besteht der zahlenmäßige Nachweis?
Im zahlenmäßigen Nachweis listest du alle Projektausgaben tabellarisch auf. Dazu gibt es ein Eingabefenster im Förderportal, das sich an den Positionen deines Ausgaben- und Finanzierungsplans orientiert. Du musst dort Folgendes eingeben: Belegnummer, inhaltliche Bezeichnung der Rechnung, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Zahlungsempfänger:in, Leistungszeitraum, Auftragsdatum.
Du musst die Nachweise (etwa Rechnungen) zunächst weder digital einreichen noch postalisch an uns senden. Dieses Nachweisverfahren wird daher als beleglos bezeichnet. Du musst die Belege mindestens fünf Jahre nach Einreichen des Verwendungsnachweises aufbewahren und in geeigneter Form auf Wunsch zugänglich machen. Bitte beachte, dass manche Belegarten nach einer gewissen Zeit möglicherweise nicht mehr lesbar sind (etwa Thermobelege) – du musst diese kopieren, um sie auch nach fünf Jahren noch lesbar in deinen Unterlagen zu haben.
Ich habe Probleme beim Verwendungsnachweis. Wer hilft mir?
Die DSEE bietet programmbegleitende Webinare zum Thema „Mittelabruf, Mittelverwendung und Verwendungsnachweis“ an.
Auch unser Hilfecenter steht dir zu diesem Thema zur Verfügung.
Über das Förderportal kannst du deiner Ansprechperson gern konkrete Fragen zum Verwendungsnachweis stellen.
Ablauf der Verwendungsnachweisführung
Wie reiche ich den Verwendungsnachweis ein?
Den Verwendungsnachweis musst du über das Förderportal einreichen. Nachdem du den Verwendungsnachweis inklusive Sachbericht und zahlenmäßigem Nachweis angelegt hast, reichst du diesen digital ein. Es generiert sich dann automatisch ein PDF-Dokument im Portal, das du ausdruckst und rechtsverbindlich unterschrieben im Förderportal hochlädst. Nach Bestätigung des Eingangs des unterzeichneten Dokuments gilt der Verwendungsnachweis als eingereicht. Du wirst darüber über das Förderportal informiert.
Bis wann muss der Verwendungsnachweis bei der DSEE vorliegen?
Den Verwendungsnachweis musst du innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Bewilligungszeitraums bei uns einreichen. Meist ist das der 30.06. des folgenden Kalenderjahres.
Muss ich Originalbelege postalisch einreichen?
Zu deinem Verwendungsnachweis musst du zunächst keine Belege einreichen. Dieses Vorgehen bezeichnet man als belegloses Verfahren. Das bedeutet, dass du die Ausgaben in einer Tabelle im Förderportal einträgst, aber zunächst keinerlei Belege (Rechnungen, Honorarverträge etc.) weder im Original noch in Kopie digital hochladen oder per Post einreichen musst. Du musst diese Belege allerdings im Original fünf Jahre nach Einreichen des Verwendungsnachweises aufbewahren. Falls es zu einer vertieften Prüfung kommt, musst du die Belege vorlegen können.
Was muss ich postalisch bei der DSEE einreichen?
Der Verwendungsnachweis erfolgt digital. Bitte reiche zunächst keinerlei weitere Dokumente bei uns ein und verzichte auf jegliche handschriftliche Änderungen im Dokument.
Werde ich darauf hingewiesen, ab wann der Verwendungsnachweis erstellt werden kann?
Du erhältst über eine Nachricht im Förderportal die Information, dass mit der Erstellung des digitalen Verwendungsnachweises begonnen werden kann. Bitte warte diese Nachricht ab und sende im Vorfeld keinerlei Dokumente zum Verwendungsnachweis an uns – weder postalisch noch per E-Mail oder über das Förderportal.
Belegführung
Müssen im zahlenmäßigen Nachweis alle Rechnungen aufgeführt werden oder handelt es sich um Sammelpositionen?
Im zahlenmäßigen Nachweis musst du alle Ausgaben einzeln aufführen, die du im Antrag angegeben hast.
Müssen die Belegnummern eine fortlaufende Nummer sein oder können wir auf unsere internen laufenden Nummern zurückgreifen?
Du kannst auch eigene Belegnummern verwenden. Wichtig ist, dass die angegebene Belegnummer mit der Belegnummer in deinen Unterlagen übereinstimmt.
Wenn mehrere Positionen auf einer Rechnung stehen, muss die Erfassung pro Position oder pro Rechnung erfolgen?
Du musst jede Position einzeln erfassen, wenn Du diese im Antrag einzeln aufgelistet hast.
In welcher Reihenfolge sollen Belege erfasst werden: chronologisch oder nach Belegnummer?
Du solltest deine Belege dem Ausgaben- und Finanzierungsplan so zuordnen, dass sie der Reihenfolge entsprechen, die du in deinem Antrag geplant hast.
Reicht bei Honorarausgaben der Vertrag oder brauche ich eine Rechnung, um zu belegen, dass die Ausgaben angefallen sind?
Du musst alle entstandenen Ausgaben über ordentliche Rechnungen nachweisen. Ein Honorarvertrag ist als Beleg allein nicht ausreichend.
Wie lange muss ich die Originalbelege zu meinem geförderten Projekt aufbewahren?
Du musst die Originalbelege mindestens fünf Jahre nach Einreichung des Verwendungsnachweises aufbewahren. Für den Fall, dass es zu einer vertieften Prüfung des Verwendungsnachweises kommt, musst du die Belege vorlegen können. Bitte beachte dazu die geeignete Lagerung und triff geeignete Vorsichtsmaßnahmen (z. B. Fotokopien), um die Lesbarkeit von Belegen sicherzustellen.
Wie weise ich Eigenmittel in meinem Förderprojekt nach?
Du listest im Verwendungsnachweis alle projektbezogenen Ausgaben auf, die tatsächlich für das Projekt angefallen sind. Das sind die Gesamtausgaben für dein Projekt – die sogenannten zuwendungsfähigen Gesamtausgaben. In den meisten unserer Förderprogramme wird von diesen Gesamtausgaben nur ein Teil von uns übernommen – das ist die Fördersumme (auch Zuwendung genannt). Die Differenz zwischen deinen Gesamtausgaben und der Fördersumme ist dein Eigenanteil. Du hast ihn somit indirekt mit der Auflistung der Gesamtausgaben bereits nachgewiesen.
Ich habe mehr Geld ausgegeben als beantragt. Wie wirkt sich das auf den Verwendungsnachweis aus?
Im Verwendungsnachweis musst du alle Ausgaben erfassen, die im Projekt angefallen sind. Wir prüfen, welche der Ausgaben davon zuwendungsfähig sind. Sollte die Summe der theoretisch zuwendungsfähigen Ausgaben über der Summe der ursprünglich geplanten Gesamtausgaben liegen, erhöht sich die Zuwendungssumme nicht. Es kann nur die Zuwendungssumme anerkannt werden, die laut Zuwendungsbescheid maximal bewilligt wurde.
Was bedeutet es genau, wenn die Einzelansätze im Ausgaben- und Finanzierungsplan um bis zu 20 Prozent überschritten werden dürfen?
Teil unserer Förderbedingungen sind die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P). Darin ist auch geregelt, dass du die Einzelansätze um bis zu 20 Prozent überschreiten darfst, wenn du diese Überschreitung ausgleichen kannst, indem du bei einem anderen Einzelansatz einsparst. Mit „Einzelansatz“ sind hier die Positionen „Sachausgaben“ und „Honorarausgaben“ gemeint. Wenn deine Ausgaben bei einem Einzelansatz um mehr als 20 Prozent von der geplanten Summe abweichen, musst du einen Änderungsantrag stellen und brauchst unsere schriftliche Zustimmung. Diese musst du dir über das Förderportal auf dem Schriftweg einholen. (s. Was ist bei Änderungen im Ausgaben- und Finanzierungsplan zu beachten?)